Leinstrand Samfunnshus
Leinstrand Samfunnshus fikk en enklere og smartere bookinghverdag
Hva kunden sa
«Takk for glimrende og meget rask jobb! Vi er imponert over hva du har fått til på så kort tid!»
Oppdrag
Fra telefonbooking og manuell bokføring til en moderne nettside med tilgjengelighetsvisning, aldersfiltrering og en sømløs bookingflyt — samtidig som de beholdt full manuell kontroll.
Leinstrand Samfunnshus hadde tidligere ingen nettside og ingen digital bookingløsning. Kunder måtte ringe eller sende e-post for å booke, og bookinger ble ført manuelt i bok. Dette gjorde prosessen tungvint både for kundene og for bookingansvarlig. Målet med prosjektet var å gjøre bookingprosessen enklere, mer oversiktlig og mindre stressende — uten at kunden mistet den manuelle styringen de ønsket å beholde.
Situasjonen før
Før prosjektet foregikk booking manuelt via telefon og e-post. Kunder hadde ingen mulighet til å se tilgjengelighet selv, og måtte ta kontakt for å finne ut om ønsket dato var ledig. Bookinger ble ført manuelt i bok, noe som gjorde prosessen både tidkrevende og vanskelig å holde oversikt over.
I tillegg ønsket Leinstrand Samfunnshus kun å leie ut til personer som er 25 år eller eldre. Likevel brukte de tid på telefoner og e-poster fra personer som ikke oppfylte kravet. Det skapte unødvendige avklaringer og ekstra arbeid i hverdagen.
For bookingansvarlig betydde dette mange henvendelser, mye manuell oppfølging og en mer stressende prosess enn nødvendig. Kundene på sin side fikk en tungvint bookingreise, uten oversikt over tilgjengelighet eller en enkel måte å sende inn forespørsel på.
Utfordringene
Ingen tilgjengelighetsvisning
Kunder kunne ikke selv se hvilke datoer som var ledige, og måtte kontakte bookingansvarlig for å få svar.
Mye manuelt arbeid
Bookinger ble håndtert via telefon, e-post og manuell bokføring, noe som tok tid og skapte unødvendig friksjon.
Feil henvendelser
Mange tok kontakt selv om de ikke oppfylte alderskravet på 25 år, og dette måtte håndteres manuelt.
For lite digital struktur
De manglet både nettside, bookingflyt og en ryddig digital løsning rundt e-post og administrasjon.
Hva jeg leverte
- Ny nettside
- Bookingflyt med tilgjengelighetsvisning
- Vipps-innlogging for filtrering av alderskrav
- Depositumløsning i bookingprosessen
- Manuell godkjenningsflyt
- Betalingsløsning via Vipps og hjelp med Vipps-oppsett
- Oppsett av Google Workspace
- Bedre struktur for digital drift og e-post
Løsningen
Den nye løsningen gjør at kunder nå kan se tilgjengelighet selv og sende inn bookingforespørsel uten å måtte være i direkte kontakt med bookingansvarlig først. Dette sparer tid for begge parter og gjør hele prosessen langt mer oversiktlig.
Det ble også bygget inn Vipps-innlogging i flyten, slik at personer under 25 år filtreres ut før de kommer videre i bookingprosessen. Dette løser et viktig praktisk problem og reduserer antall unødvendige henvendelser.
Samtidig var det avgjørende at Leinstrand Samfunnshus ikke mistet den manuelle kontrollen. De ønsket ikke en løsning der alt ble automatisk godkjent — de ville fortsatt kunne vurdere hver forespørsel selv før de bekrefter. Derfor ble løsningen bygget slik at alle bookinger går gjennom en manuell godkjenning, der de selv avgjør hva som passer fra gang til gang. De får en enklere og mer digital bookingflyt, men beholder fleksibiliteten og styringen de er avhengige av i praksis.
Det ble også lagt inn mulighet for depositum i bookingflyten. Dette gjør at kunder må forplikte seg tidligere i prosessen, og reduserer problemet med personer som reserverer flere lokaler samtidig bare for å holde mulighetene åpne.
Full manuell styring — uten stresset
Leinstrand Samfunnshus ønsket ikke å erstatte vurderingsevnen sin med et rigid system. Derfor ble løsningen bygget for å støtte arbeidsmåten deres, ikke tvinge dem inn i en ny. De får færre telefoner, mindre manuelt kaos og en enklere bookinghverdag — men beholder fortsatt kontrollen over godkjenning, vurderinger og praktiske hensyn.
Før og etter
Før
- Ingen nettside
- Ingen bookingsystem
- Booking via telefon og e-post
- Bookinger ført manuelt i bok
- Kunder kunne ikke se tilgjengelighet
- Mange henvendelser fra personer under 25
- Bookingansvarlig måtte håndtere alt manuelt
- Lite digital struktur rundt e-post og administrasjon
Etter
- Moderne nettside
- Sømløs bookingflyt
- Tilgjengelighet synlig for kundene
- Vipps-innlogging filtrerer ut personer under 25
- Depositum gjør bookingene mer forpliktende
- Færre telefoner og mindre stress
- Fortsatt manuell godkjenning og full kontroll
- Bedre oversikt over e-post og digital drift
Situasjonen nå
I dag har Leinstrand Samfunnshus en langt mer oversiktlig og profesjonell digital løsning. Kundene kan selv sjekke tilgjengelighet og sende inn bookingforespørsel, mens bookingansvarlig slipper å bruke like mye tid på telefoner og unødvendige avklaringer.
Samtidig har de beholdt den manuelle tryggheten i prosessen. De kan fortsatt vurdere hver booking, godkjenne manuelt og ta hensyn til praktiske forhold som ikke bør låses av et rigid system. Resultatet er en enklere hverdag, færre forstyrrelser og full kontroll på bookingene.
Bedre kontroll på det digitale
En annen utfordring var at Leinstrand Samfunnshus tidvis mistet tilgang til e-postkontoer knyttet til domenet sitt. Her hjalp jeg også med oppsett av Google Workspace, slik at de fikk en enklere og mer stabil løsning for e-post og innlogging.
Resultatet er bedre oversikt, enklere tilgang og en mer ryddig digital hverdag. Samlet har Leinstrand Samfunnshus nå langt bedre kontroll på det digitale enn tidligere.
Vil du ha en lignende løsning?
Jeg hjelper bedrifter og organisasjoner med nettsider og digitale løsninger som gjør det enklere å skape tillit, redusere friksjon og få bedre kontroll på hverdagen.